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Sofern zwischen den externen Personen (Lieferant, Kunde, sonstiger Geschäftspartner, Interessent) und uns ein Vertragsverhältnis begründet, inhaltlich ausgestaltet oder geändert werden soll oder externe Personen an uns eine Firmenkorrespondenz (Anfrage, Bestellung, Lastschrift, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift,…) stellen, erheben, speichern und verwenden wir personenbezogene Daten (Name, Anschrift, Telefonnr., Telefaxnr., eMail-Adresse, Kontaktdaten von Ansprechpartnern, Kundennr., Lieferantennr., Bestell- und Lieferdaten, Bankdaten) von externen Personen, soweit dies zu diesen Zwecken erforderlich ist (Bestandsstammdaten). Die von externen Personen erhobenen personenbezogenen Daten sind für den Abschluß und die Abwicklung eines Vertrages erforderlich. Diese externen Personen sind zur Bereitstellung dieser Daten nicht verpflichtet; ohne diese Daten können wir einen Vertrag mit diesen Personen oder den Firmen, in deren Namen sie tätig sind, jedoch nicht abschließen. Eine Übermittlung dieser Daten erfolgt ausschließlich soweit notwendig an Dritte, wenn sie von uns zur Erfüllung von Vertrags- und Lieferverhältnissen (z.B. Bankinstitute/Zahlungsdienstleister für abzuwickelnde Zahlungen, Transportunternehmen/Versandunternehmen für abzuwickelnde Lieferungen) eingeschaltet werden müssen. Ohne diese Weitergabe von Daten können wir einen Vertrag mit diesen Personen oder den Firmen, in deren Namen sie tätig sind, jedoch nicht abschließen. Eine Datenübermittlung in ein Drittland außerhalb der Europäischen Union, welches auch nicht Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum ist, erfolgt nur, wenn diese Datenübermittlung für die Erfüllung eines bestehenden Vertrags erforderlich ist (z.B. Lieferung in ein Drittland). Soweit im Rahmen von Korrespondenz oder Kommunikation von externen Personen ohne unser Dazutun freiwillig bereitgestellte, personenbezogene Daten dieser externen Personen an uns übermittelt werden, gehen wir davon aus, dass durch die pro-aktive, freiwillige Übermittlung durch die externe Person das Einverständnis dieser externen Personen zur Speicherung im Rahmen der Geschäftsbeziehung erteilt ist.
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Sämtliche personenbezogenen Daten werden nur solange gespeichert, wie dies für den genannten Zweck (Bearbeitung einer Anfrage oder Abwicklung eines Vertrags (Auftrag oder Bestellung)) erforderlich ist. Hierbei werden branchenübliche (z.B. Dokumentation und Rückverfolgbarkeit), gesetzliche (z.B. Steuer- und Handelsrecht, Produkthaftungsverpflichtungen) oder interne (Fortbestehen von Verpflichtungen aus einem Vertrags- oder Lieferverhältnis inkl. berechtigtem Interesse an Produktbeobachtung im Markt) Aufbewahrungsfristen berücksichtigt. Hinsichtlich der Verarbeitung der Daten von externen Personen für die Dauer von handelsrechtlichen bzw. steuerrechtlichen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfolgt die Verarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO. Auf Anordnung der zuständigen Stellen dürfen wir im Einzelfall Auskunft über diese Daten (Bestandsdaten) erteilen, soweit dies für Zwecke der Strafverfolgung, zur Gefahrenabwehr, zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben der Verfassungsschutzbehörden oder des Militärischen Abschirmdienstes oder zur Durchsetzung der Rechte am geistigen Eigentum erforderlich ist.
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(Quelle: u.a. https://www.e-recht24.de)